Zahlungslinks im Shift4 Customer Hub erstellen und nutzen

Inhalt: In diesem Beitrag wird die Funktion "Zahlungslinks" im "Shift4 Customer Hub" sowie deren Einsatz zur einfachen und sicheren Zahlungsanforderung beschrieben. Es wird gezeigt, wie Zahlungslinks erstellt und verwaltet werden.

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Was sind "Zahlungslinks"

Die Funktion "Zahlungslinks" ist im "Shift4 Customer Hub" über die linke Navigation erreichbar. Sie vereinfacht die Zahlungsabwicklung, insbesondere bei Fernzahlungen und internationalen Transaktionen. 

Ein Zahlungslink ist ein individueller Zahlungslink für eine konkrete Transaktion. Zahlungen lassen sich damit schnell und ohne eigenen Online-Shop oder Checkout-Seite anfordern.
 

Funktionsweise von Zahlungslinks

1. Im "Shift4 Customer Hub" wird ein Zahlungslink erstellt.
2. Der Link wird über einen gewünschten Kanal geteilt, z.B. per E-Mail, SMS, Rechnung, QR Code oder Social Media.
3. Nach dem Öffnen des Links erfolgt die Weiterleitung auf ein sicher gehostetes Zahlungsformular.
4. Die Zahlungsinformationen sind bereits vorbereitet, sodass die Zahlungen mit wenigen Schritten abgeschlossen wird. 

Alle Zahlungsdaten werden ausschließlich über die sichere Umgebung von Shift4 verarbeitet. Sensible Karteninformationen gelangen nicht auf lokale Systeme.

Dieser Ansatz erhöht die Sicherheit und bietet gleichzeitig ein komfortables Zahlungserlebnis für die Kunden.

Vorteile von Zahlungslinks

Effiziente Zahlungsabwicklung:
Zahlungslinks lassen sich direkt versenden, ohne manuelle Eingaben oder komplexe Rechnungsprozesse.

Sicherheit und Compliance:
Die Zahlungsabwicklung erfolgt über das sichere Portal von Shift4. Dadurch reduziert sich der PCI-Compliance-Umfang, da keine sensiblen Daten gespeichert werden.

Internationale Flexibilität
Zahlungslinks sind in europäischen Märkten etabliert und bieten ein einheitliches Zahlungserlebnis für internationale Transaktionen.

Zentralisiertes Management:
Im "Shift4 Customer Hub" steht ein eigener Bereich zur Verfügung für:

• Statusübersicht von Zahlungslinks
• Deaktivierung aktiver Links
• Einsicht in detaillierte Gebühreninformationen

Zahlungslink erstellen

Nach dem öffnen der Rubrik "Zahlungslinks" über die linke Navigation erscheint eine Übersichtstabelle. Beim ersten Aufruf sind noch keine Einträge vorhanden.

Ein neuer Zahlungslink wird über den blauen Button „ + Zahlungslink hinzufügen“ rechts erstellt. Alternativ stehen Vorlagen zur Verfügung, die bereits passende Einstellungen für typische Anwendungsfälle enthalten. Die Vorlagen befinden sich im oberen Bereich der Seite. Nach Auswahl einer Vorlage öffnet sich die entsprechende Eingabemaske mit vorausgewählten Optionen.

Folgende Vorlagen stehen zur Verfügung:

• E-Mail: Erstellung einer Zahlungsaufforderung für den Versand per E-Mail. Die Vorlage enthält bereits das Feld zur Hinterlegung einer Beschreibung, die Abfrage der Rechnungsadresse sowie den automatischen Versand des Zahlungslinks an den Empfänger.

• Soziale Medien: Erstellung eines Zahlungslinks für die Verwendung in Social-Media-Beiträgen oder Messenger-Diensten. Die Vorlage enthält bereits das Feld zur Hinterlegung einer Beschreibung sowie die Abfrage der Rechnungsadresse.

• Telefonbestellung: Erstellung eines Zahlungslinks für Zahlungen im Rahmen von Telefonbestellungen. Die Vorlage enthält bereits das Feld zur Hinterlegung einer Beschreibung sowie die Abfrage der Rechnungsadresse.

• Rechnung oder Quittung: Erstellung eines Zahlungslinks zur Einbindung in Rechnungen oder Quittungen. Die Vorlage enthält bereits das Feld zur Hinterlegung einer Beschreibung sowie die Abfrage der Rechnungsadresse.

Dieser Screenshot zeigt die Übersichtstabelle der Rubrik "Zahlungslinks". In der hier gezeigten Übersichtstabelle sind noch keine Einträge vorhanden. Hervorgehoben ist der blaue Button "+ Zahlungslinks hinzufügen" rechts, über den ein neuer Zahlungslink erstellt wird. Im oberen Bereich sind die Vorlagen zur Erstellung eines Zahlungslinks hervorgehoben.

Zahlungsdetails erfassen

In der sich nun geöffneten Eingabemaske werden die Details für die Zahlung eingetragen. Auf der rechten Seite zeigt eine Vorschau das spätere Zahlungsformular. Folgende Felder und Schalter stehen zur Verfügung:

Pflichtangaben (Felder):

• Name des Zahlungslinks: Bezeichnung der Zahlung, z. B. Kundenname oder Produkt.
• Betrag: Zu zahlender Betrag.
• Währung: Währung der Transaktion

Optionen (Schalter)

• Beschreibung angeben / Geben Sie eine Beschreibung für diese Zahlung...: Ergänzt eine Beschreibung, die im Zahlungsformular angezeigt wird.
• Rechnungsadresse des Kunden erfassen: Fordert den Kunden zur Eingabe einer Rechnungsadresse auf.
• Firmenname angeben: Ergänzt ein Feld zur Angabe des Firmennamens.
• Mehrere Zahlungen zulassen: Ermöglicht mehrere Zahlungen über denselben Link.
  Nach Aktivierung wird die maximale Anzahl an Zahlungsdurchgängen festgelegt. Der Link bleibt aktiv, bis alle Zahlungen eingegangen sind.
• Ablaufdatum festlegen: Definiert ein Ablaufdatum für den Zahlungslink. Nach Aktivierung dieser Option werden Felder zur Auswahl von Datum und Uhrzeit angezeigt.
• Zahlungslink per E-Mail senden: Versendet den Link direkt per E-Mail an den Empfänger.
  Nach Aktivierung wird die E-Mail-Adresse hinterlegt.

Hinweis:
Eine eindeutige Benennung des Zahlungslinks erleichtert die spätere Zuordnung und Nachverfolgung von Zahlungen. Empfehlenswert sind Angaben wie Rechnungsnummer, Veranstaltungsdatum, Kundenname oder Bestellnummer. Dadurch lassen sich Zahlungseingänge schneller identifizieren und korrekt zuordnen, insbesondere im Rahmen von Buchhaltung und Abgleichprozessen.

Während der Konfiguration der Optionen wird auf der rechten Seite eine Live-Vorschau des Zahlungsformulars angezeigt.

Dieser Screenshot zeigt auf der linken Seite die Eingabemaske für die Hinterlegung der Zahlungsdetails. Der blaue Button "Speichern" zum Abschließen und generieren des Zahlungslinks ist hervorgehoben. Auf der rechten Seite wird eine Vorschau des späteren Zahlungsformulars angezeigt.

Über den Button „Speichern“ wird der Zahlungslink erstellt. Anschließend steht die generierte URL zur Verfügung und lässt sich zur Zahlungsabwicklung an den entsprechenden Kunden weitergeben.

Nach dem Öffnen des Links erfolgt die Weiterleitung auf ein sicheres, von Shift4 gehostetes Zahlungsformular, das die zuvor konfigurierten Details anzeigt.

Zahlungslinks Zahlungen verfolgen und verwalten

Nach dem Erstellen erscheint jeder Zahlungslink in der Übersicht innerhalb der Rubrik "Zahlungslinks".

In der Spalte „Zahlungslink“ ist die jeweilige URL hinterlegt. Über das "Seitensymbol" lässt sich der Link direkt kopieren und teilen.

Hinweis: Einen QR-Code für Zahlungslinks erstellen

Jeder aktive Zahlungslink lässt sich zusätzlich als QR-Code verwenden. 
Zur Erstellung wird die Endung „/qr“ an die URL des Zahlungslinks angehängt, z. B. https://pay.test.com/.../qr.

Nach dem Aufruf der erweiterten URL im Browser erfolgt der automatische Download des QR-Codes. Der heruntergeladene Code lässt sich anschließend in digitale Medien einbinden oder ausdrucken.

Dieser Screenshot zeigt die Übersichtsliste der Rubrik "Zahlungslinks". Diese enthält einen Eintrag mit dem Status "Aktiv". Hervorgehoben ist die Kopierfunktion der URL des Zahlungslinks in der gleich benannten Spalte.

Die Übersichtsseite dient zur zentralen Verwaltung und bietet folgende Funktionen:

• Überwachung des Zahlungsstatus
• Verwaltung aktiver Links
• Unterstützung beim Abgleich von Zahlungen

Über das Dropdown-Menü „Status“ wird die Anzeige der Zahlungslinks gefiltert. Zur Auswahl stehen:

• Alle
• Aktiv
• Geplant
• Deaktiviert
• Abgelaufen
• Abgeschlossen

So lässt sich die Übersicht gezielt nach dem aktuellen Status der Zahlungslinks eingrenzen.

Abgeschlossene Zahlungen verfolgen

Nach erfolgreichem Zahlungseingang erhält der Zahlungslink den Status „Abgeschlossen“. Der aktuelle Status ist direkt in der Übersichtstabelle in der Spalte „Status“ sichtbar.

Durch Auswahl eines Eintrags öffnet sich die Detailseite des Zahlungslinks. Im Bereich „Buchungen“ stehen weitere Informationen zur Zahlung zur Verfügung, darunter Buchungsdatum, Zahlart, Name sowie die zugehörige Buchungs-ID.

Zusätzlich erscheint die Zahlung in der Transaktionsübersicht. Die eindeutige Zuordnung erfolgt dort über die Buchungs-ID, die in der Spalte „Buchungs-ID“ hinterlegt ist.
 

Detailansicht eines Zahlungslinks

Durch Anklicken eines Eintrags in der Übersicht öffnet sich die Detailseite des entsprechenden Zahlungslinks.

Auf der rechten Seite erscheint eine Vorschau des Zahlungsformulars.  Auf der linken Seite werden alle zugehörigen Zahlungsdetails angezeigt. Im oberen Bereich steht die URL des Zahlungslinks zum direkten Kopieren bereit.

Der Screenshot zeigt die Detailansicht eines Zahlungslinks. In diesem Beispiel ist der Zahlungslink bereits abgelaufen. Dies ist am Status "Abgelaufen" erkennbar. Auf der linken Seite werden alle angegeben Details zur Zahlung angezeigt. Die rechte Seite zeigt die Vorschau des Zahlungsformulars. Der Zahlungslink mit direkter Kopierfunktion ist hervorgehoben.

Im Abschnitt „Buchungen“ der Detailseite, werden der aktuelle Zahlungsstatus sowie weitere Transaktionsdetails dargestellt, beispielsweise das verwendete Zahlungsmittel. Bei Zahlungslinks mit aktivierter Mehrfachzahlung sind hier alle zugehörigen Zahlungsvorgänge gebündelt aufgeführt.

Über den "Pfeil"-Button oben links wird die Detailansicht geschlossen und zur Übersicht zurückgekehrt.

Weitere Aktionen über das Menü

Durch Anklicken des "Drei-Punkte-Symbols" rechts neben einem Eintrag öffnet sich ein Auswahlmenü mit weiteren Optionen:

• Ansehen: Öffnet die Detailseite des Zahlungslinks 

• Link-URL kopieren: Kopiert die URL des Zahlungslinks in die Zwischenablage 

• Deaktivieren: Deaktiviert den Zahlungslink, sofern dieser den Status „Aktiv“ hat. Nach der Deaktivierung sind keine Zahlungen mehr möglich 

• Reaktivieren: Aktiviert einen zuvor deaktivierten Zahlungslink erneut (Status „Deaktiviert“)

Zahlungslinks / Zahlungsformular anpassen

Über die Funktion „Link anpassen“ werden das Erscheinungsbild und bestimmte Inhalte des Zahlungsformular zentral konfiguriert. Die vorgenommenen Einstellungen gelten automatisch für alle erstellten Zahlungslinks.

Der Bereich „Link anpassen“ lässt sich auf mehreren Wegen öffnen:

• über die Hauptseite „Zahlungslinks“ und dort "Link anpassen" oben rechts
• über die Vorschau innerhalb des Zahlungsformulars und dort unten über "Link anpassen"
• über „Einstellungen“ → „Zahlungslinks“

Nach Auswahl von „Link anpassen“ erfolgt die Weiterleitung in die Unterkategorie "Zahlungslinks" der Rubrik "Einstellungen".

Der Screenshot zeigt die Kategorie "Zahlungslinks" der Rubrik "Einstellungen". In dieser wird das Erscheinungsbild der Zahlungsformulare bei Verwendung von "Zahlungslinks" festgelegt. Neben optischen Optionen werden auch inhaltliche Optionen festgelegt, die automatisch für alle erstellten Zahlungslinks gelten. Auf der rechten Seite erscheint eine Vorschau des Zahlungsformulars mit den entsprechend hinterlegten Optionen. Hervorgehoben ist die Position der Kategorie "Zahlungslinks" in der linken Navigation und der entsprechende Reiter innerhalb der Kategorie.

Verfügbare Anpassungsoptionen

Kopfzeile

• Markenlogo oder -symbol: Upload eines Logos oder Symbols über „Dateien auswählen“.
  Das Bild erscheint links neben Überschrift und Bildunterschrift.
  Unterstützte Dateiformate: PNG, JPEG, GIF, BMP

• Überschrift: Text für den oberen Bereich des Zahlungsformulars
• Bildunterschrift: Zusatztext unterhalb der Überschrift

Stil
Im Bereich „Stil“ wird das visuelle Erscheinungsbild des Zahlungsformular definiert.
Verfügbare Einstellungen:

• Schriftart: Auswahl der Schriftart für das Zahlungsformular
• Schaltflächenfarbe: Definition der Farbe der Zahlungsschaltfläche
• Hintergrundfarbe: Definition der Hintergrundfarbe des Zahlungsformulars

Nach der Zahlung

• Rückgabe-URL: URL für die automatische Weiterleitung nach erfolgreichem Abschluss der Zahlung

Optionen
Folgende Zusatzfunktionen stehen über Schalter zur Verfügung:

• Zahlungen mit digitalen Geldbörsen zulassen: Aktiviert Apple Pay und Google Pay als zusätzliche Zahlungsoptionen.
• Den Betrag auf der Schaltfläche „Bezahlen“ anzeigen: Zeigt den Zahlungsbetrag direkt auf der Schaltfläche "Bezahlen" an.
• Fordern Sie Ihren Kunden auf, Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen zu akzeptieren: Ergänzt ein Kontrollkästchen zur Zustimmung der Allgemeinen Geschäftsbedingungen.
  Nach Aktivierung wird zusätzlich die URL der Allgemeinen Geschäftsbedingungen hinterlegt.

Der Screenshot zeigt die Optionen "Nach der Zahlung" und "Optionen" um das Zahlungsformular bei der Verwendung von Zahlungslinks" anzupassen.

Durch Anklicken des Buttons "Speichern" werden die getroffenen Einstellungen übernommen.

Typische Anwendungsfälle für Zahlungslinks

1. Restaurant – „No-Show & Anzahlungs-Absicherung“

Use Case: Reservierungen für größere Gruppen oder zu Stoßzeiten absichern

Ablauf:

1. Gast reserviert telefonisch/online einen Tisch (z. B. 8 Personen)
2. Restaurant erstellt im Portal einen Zahlungslink für eine Anzahlung (z. B. 80 €)
3. Versand per SMS oder WhatsApp
4. Gast bezahlt vorab über die Zahlungsseite
5. Reservierung wird erst danach verbindlich

Vorteile:

• Reduziert No-Shows erheblich
• Klare Verbindlichkeit für beide Seiten
• Anzahlung kann später mit der Rechnung verrechnet werden

Variante:
Auch nutzbar für Catering-Angebote → Link über Gesamtbetrag oder Teilzahlung senden

2. Hotel – „After-Stay / Zusatzleistungen abrechnen“

Use Case: Offene Posten nach dem Aufenthalt oder Zusatzleistungen abrechnen

Ablauf:

1. Gast checkt aus (z. B. Early Check-out, keine Zeit für finale Rechnung)
2. Später stellt das Hotel fest:
   • Minibar
   • Parkplatz
   • Schäden / Zusatzleistungen
3. Hotel erstellt einen Zahlungslink über den offenen Betrag
4. Versand per E-Mail
5. Gast bezahlt bequem remote

Vorteile:

• Kein manuelles Nachfassen oder Überweisungschaos
• Schneller Zahlungseingang
• International einsetzbar (keine IBAN-Hürden)

Variante:
Pre-Stay: Link für Vorauszahlung oder Kaution vor Anreise

3. Einzelhandel – „Remote Sale / Beratung mit Abschluss“

Use Case: Verkauf nach Beratung ohne physische Anwesenheit

Ablauf:

1. Kunde fragt per Telefon/Instagram nach einem Produkt (z. B. Boutique, Elektronik)
2. Händler berät, stellt Ware zusammen
3. Händler generiert Zahlungslink über Warenkorb
4. Versand per Social Media DM oder E-Mail
5. Kunde bezahlt → Ware wird versendet oder reserviert zur Abholung

Vorteile:

• Verkauf ohne Kassensystem vor Ort möglich
• Verbindlicher Abschluss ohne Nachnahme oder Rechnung

Variante:
Click & Collect → Zahlung vorab per Link, Abholung im Laden

Verknüpfung mit

• Lighthouse
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