Inhalt: Mit VPOS 8.5.0.0 wurde das Verhalten bei Zahlungen angepasst, deren Status aufgrund einer Verbindungsstörung nicht sofort eindeutig ermittelt werden kann.
Die Kasse versucht den Zahlungsstatus jetzt automatisch für maximal zwei Minuten zu ermitteln. Kann innerhalb dieser Zeit keine eindeutige Rückmeldung festgestellt werden, wird die Transaktion im Bericht „Nicht verbuchte Shift4-Transaktionen“ gespeichert.
Eine automatische Stornierung erfolgt nicht mehr.
Wichtige Begriffe und Rollen
Wer ist der Bediener?
Der Bediener ist die Person, die die Kasse im täglichen Betrieb nutzt und Zahlungsvorgänge durchführt.
Zu den Aufgaben gehören:
- Statusprüfung bei unklaren Zahlungen abwarten
- Zahlungsvorgänge gegebenenfalls erneut durchführen
- nicht verbuchte Transaktionen prüfen oder an den Händler / Geschäftsführer weitergeben
Wer ist der Händler?
Der Händler ist die verantwortliche Person beziehungsweise das Unternehmen, das die Kasse betreibt.
Zu den Aufgaben gehören:
- regelmäßige Kontrolle des Berichts „Nicht verbuchte Shift4-Transaktionen“
- Nachverfolgung offener Vorgänge
- Prüfung im Shift4 Customer Hub
Allgemeine Fragen
1. Was hat sich mit VPOS 8.5.0.0 geändert?
Mit VPOS 8.5.0.0 wurde das Handling von Zahlungen angepasst, deren Status aufgrund einer Verbindungsstörung nicht sofort ermittelt werden kann.
Die VPOS versucht den Zahlungsstatus automatisch für maximal zwei Minuten zu ermitteln.
Kann innerhalb dieser Zeit keine eindeutige Rückmeldung erfolgen, wird die Transaktion im Bericht „Nicht verbuchte Shift4-Transaktionen“ gespeichert.
Eine automatische Stornierung findet nicht mehr statt.
2. Was bedeutet die Meldung „Status der Zahlung wird ermittelt…“?
Während dieser Meldung versucht die Kasse automatisch, den Zahlungsstatus zu ermitteln.
Die Statusprüfung läuft maximal zwei Minuten.
Kann innerhalb dieser Zeit keine eindeutige Rückmeldung erfolgen, wird die Transaktion im Bericht „Nicht verbuchte Shift4-Transaktionen“ gespeichert.
Eine automatische Stornierung findet nicht mehr statt.
3. Kann die Statusprüfung abgebrochen werden?
Ja.
Wenn der Kunde nicht warten möchte oder der Vorgang unmittelbar bearbeitet werden soll, kann die Statusprüfung abgebrochen werden.
Anschließend kann die Zahlung erneut durchgeführt werden.
Die ursprüngliche Transaktion wird im Bericht „Nicht verbuchte Shift4-Transaktionen“ gespeichert und sollte geprüft werden, solange der Kunde noch anwesend ist.
4. Darf ich mich auf „OK“ oder „Zahlung genehmigt“ am Terminal verlassen?
Nein.
Die Anzeige am Terminal bestätigt lediglich, dass das Terminal eine Rückmeldung erhalten hat.
Maßgeblich ist ausschließlich der erfolgreiche Abschluss der Zahlung an der Kasse.
Eine Zahlung gilt nur dann als erfolgreich abgeschlossen, wenn die Kasse den Vorgang ohne Fehlermeldung beendet.
5. Wann muss eine Zahlung erneut durchgeführt werden?
Eine Zahlung wird erneut durchgeführt, wenn die Kasse den ursprünglichen Zahlungsvorgang nicht erfolgreich abgeschlossen hat.
Auch wenn das Terminal bereits „OK“ angezeigt hat, ist eine erneute Zahlung erforderlich, wenn die Kasse keinen erfolgreichen Abschluss bestätigt.
Nicht verbuchte Shift4-Transaktionen
6. Was sind „Nicht verbuchte Shift4-Transaktionen“?
Eine nicht verbuchte Shift4-Transaktion ist ein Zahlungsversuch, bei dem die Kasse keine Rückmeldung über den Ausgang der Zahlung erhalten hat.
Dies kann beispielsweise durch eine Netzwerk- oder Internetstörung entstehen.
In diesem Fall ist unklar:
- ob die Zahlung bereits durchgeführt wurde
- oder ob die Zahlung nicht beim Zahlungsdienstleister angekommen ist
7. Was muss mit Einträgen im Bericht „Nicht verbuchte Shift4-Transaktionen“ passieren?
Jeder Eintrag sollte geprüft werden.
Über den Shift4 Customer Hub oder die Zahlungsübersicht lässt sich feststellen, ob die Zahlung erfolgreich war.
Nicht verbuchte Shift4-Transaktionen können über die Kasse oder direkt über die MobileApp storniert werden.
Dabei gilt:
- Bei einigen Kartentypen muss der Kunde die Karte für die Stornierung erneut am Kartenterminal vorhalten.
- Ist der Kunde nicht mehr vor Ort, kann eine Stornierung möglicherweise nicht mehr durchgeführt werden.
- In diesem Fall sollten Kontaktdaten des Kunden und gegebenenfalls Bankverbindungsdaten aufgenommen werden.
Enthält der Bericht am Tagesende weiterhin Einträge, wird dieser nach dem Finanzbericht automatisch ausgedruckt. Anschließend werden die Einträge aus der Liste entfernt.
8. Werden offene Transaktionen automatisch storniert?
Nein.
Mit VPOS 8.5.0.0 erfolgt keine automatische Stornierung mehr.
Nicht verbuchte Transaktionen werden bei Bedarf manuell storniert.
9. Warum wurde die automatische Stornierung abgeschafft?
Das neue Verfahren sorgt für mehr Transparenz und eine eindeutige Nachvollziehbarkeit von Zahlungsvorgängen.
Die Entscheidung über die weitere Bearbeitung offener Zahlungsvorgänge liegt künftig beim Händler.
Dadurch werden automatische Eingriffe vermieden und alle Vorgänge bleiben nachvollziehbar.
Verantwortlichkeiten
10. Welche Aufgaben hat der Bediener?
Der Bediener ist verantwortlich für:
- erneutes Durchführen einer Zahlung, wenn die Kasse keinen erfolgreichen Abschluss bestätigt
- gegebenenfalls Abbrechen der zweiminütigen Statusprüfung
- Prüfen beziehungsweise Weitergeben nicht verbuchter Transaktionen
- Information des Händlers / Geschäftsführers bei offenen oder unklaren Zahlungen
11. Welche Aufgaben hat der Händler?
Der Händler sollte:
- den Bericht „Nicht verbuchte Shift4-Transaktionen“ regelmäßig kontrollieren
- Transaktionen im Shift4 Customer Hub prüfen
- offene Vorgänge zeitnah bearbeiten
Weitere Fragen
12. Was passiert bei einer Z-Stellung?
Die Z-Stellung dient künftig ausschließlich der Bereinigung des Berichts.
Bereits geprüfte Einträge werden entfernt.
Eine automatische Statusermittlung oder automatische Stornierung findet dabei nicht statt.
13. Wie lassen sich doppelte Abbuchungen vermeiden?
Eine Zahlung wird nur erneut durchgeführt, wenn:
- die Kasse den ursprünglichen Zahlungsvorgang nicht erfolgreich abgeschlossen hat
- oder der Vorgang zuvor manuell storniert wurde
Offene beziehungsweise nicht verbuchte Transaktionen sollten regelmäßig geprüft und zeitnah bearbeitet werden.
14. Darf der Kunde die Karte entfernen?
Ja.
Die Karte darf jedoch erst entfernt werden, wenn das Terminal oder die Kasse dazu auffordert.
15. Welche Vorteile bietet das neue Verfahren?
Das neue Paymenthandling bietet:
- transparente Nachverfolgung offener Zahlungsvorgänge
- klare Verantwortlichkeiten zwischen Bediener und Händler
- keine automatischen Stornierungen im Hintergrund
- nachvollziehbare Bearbeitung offener Transaktionen
- technische Grundlage für zukünftige Zahlungsverfahren wie die girocard
16. Wie gehe ich mit nicht verbuchten Transaktionen um?
Girocard-Zahlungen
Girocard-Zahlungen werden unmittelbar und mit vorgehaltener Karte am selben Terminal storniert, an dem die Transaktion gestartet wurde.
Andere Kartentypen
Andere Kartentypen können auch zu einem späteren Zeitpunkt storniert werden.
Die Rückerstattung erfolgt:
- über den Shift4 Customer Hub nach Kassenschnitt
- oder direkt über die Liste „Nicht verbuchte Shift4-Transaktionen“ vor dem Kassenschnitt
Zur Unterstützung enthält der Tagesabschlussbericht einen separaten Bericht, der automatisch ausgedruckt wird, sofern nicht verbuchte Transaktionen vorhanden sind.
Wichtig – Merksätze für Bediener und Händler
✅ Eine Zahlung gilt ausschließlich dann als erfolgreich, wenn sie an der Kasse ohne Fehlermeldung abgeschlossen wurde.
✅ Eine Anzeige „OK“ oder „Zahlung genehmigt“ am Terminal allein bestätigt keine erfolgreiche Zahlung.
✅ Bei einem unklaren Zahlungsstatus keine zweite Zahlung starten, bevor die Stornierung nicht abgeschlossen ist.
✅ Eine erfolgreiche Stornierung setzt den Zahlungsvorgang zurück und ermöglicht einen neuen Zahlungsversuch.
✅ Bei wiederkehrenden Problemen oder fehlgeschlagener Stornierung den Support kontaktieren.