Berichte

Inhalt: Der Beitrag beschreibt im Detail die Berichtsfunktionen der Rubrik "Berichtswesen" im "Shift4 Customer Hub (ehemals Lighthouse)". Dort können verschiedene Operative- und Finanzberichte eingesehen, gespeichert, heruntergeladen oder als E-Mail abonniert werden. Die Berichte bieten detaillierte Auswertungen zu Transaktionen, Abrechnungen und Standorten und unterstützen so die tägliche Kontrolle und finale Abrechnung.

Die unterschiedlichen Berichtsfunktionen innerhalb vom "Shift4 Customer Hub (ehemals Lighthouse)" sind über die linke Navigation erreichbar, indem zunächst "Berichtswesen" und anschließend die entsprechende Unterkategorie ausgewählt wird. In diesem Beitrag wird die Unterkategorie "Berichte" ausführlich beschrieben.
Voraussetzung für den Zugriff ist ein erfolgreicher Login im "Shift4 Customer Hub (ehemals Lighthouse)".

Die Berichtsfunktion "Berichte" im "Shift4 Customer Hub (ehemals Lighthouse)" ermöglicht auf umfassende Finanz- und Betriebsberichte zuzugreifen. Berichte sind individuell konfigurierbare Auswertungen, die auf Transaktions- und Abrechnungsdaten basieren. Berichte können nach verschiedenen Kriterien gefiltert und gespeichert werden. Es besteht die Möglichkeit E-Mail-Abonnements einzurichten und Exportoptionen auszuwählen.

Berichte ist eine Unterkategorie der Rubrik "Berichtswesen". Es stehen unterschiedliche Operative Berichte und Finanzberichte zur Wahl.

Die Kacheln zeigen die verfügbaren Berichte an und enthalten eine kurze Beschreibung.

Um einen Bericht zu erstellen klicke das Feld "Bericht Auswählen" im oberen Bereich an und wähle in dem sich öffnenden Auswahlmenü den gewünschten Bericht aus. Die Inhalte der Berichte werden im nachfolgenden genauer beschrieben.

Auswahlmenü zur Erstellung eines Berichts mit Liste aller verfügbaren Berichte. — Der Screenshot zeigt das Auswahlmenü zur Erstellung eines Berichts. Es sind alle verfügbaren Berichte aufgelistet.

Bei der Verwaltung mehrere Standorte über einen Account, erscheint direkt nach der Auswahl eines Berichts, das Feld "Standorte". Setze ein Häkchen neben jeden Standort, der im Bericht berücksichtigt werden soll, und wähle "Bestätigen". Über "Zurücksetzen" wird die Auswahl zurückgesetzt und das Auswahlmenü geschlossen.
Das Feld erscheint nicht, wenn es sich um einen einzelnen Standort handelt.

Auswahlmenü des Standortfilters ‚Locations‘ zur Auswahl einzelner Standorte — Dieser Screenshot zeigt das Auswahlmenü des Standortfilters "Standorte". Über dieses lassen sich einzelne Standorte auswählen.

Der Zeitraum wird über das Feld "Zeitraum" bestimmt. Standardmäßig ist der heutige Tag ausgewählt. Zur Änderung des Zeitraums klicke mit der linken Maustaste das Feld "Zeitraum" an. In dem sich nun öffnenden Auswahlmenü stehen auf der rechten Seite vordefinierte Zeiträume zur Wahl, wie "Heute", "Diese Woche", "Diesen Monat". Durch Anklicken wird der gewünschte Zeitraum ausgewählt. Der Zeitraum wird entsprechend in der Kalenderansicht links angezeigt.
Um einen eigenen Zeitraum zu definieren klicke die entsprechenden Tage direkt in der Kalenderansicht an. Für die Anzeige eines einzelnen Tages klicke diesen zweimal mit der linken Maustaste an. Zur Festlegung eines Zeitraum, klicke zuerst den Starttag mit der linken Maustaste an und danach den Endtag. Der Wechsel des Monats erfolgt über die Pfeilsymbole links und rechts neben der Monatsanzeige. Der aktuelle Tag ist in der Kalenderansicht blau hervorgehoben.
Klicke auf "Übernehmen" um den gewählten Zeitraum zu übernehmen. Wähle "Abbrechen" wenn die Auswahl verworfen werden soll.

Zeitraum-Auswahlmenü in ‚Berichte‘ mit vordefinierten Zeiträumen und Monatsnavigation. — Dieser Screenshot zeigt das Auswahlmenü zur Festlegung eines Zeitraums, innerhalb von "Berichte". Hervorgehoben sind die vordefinierten Zeiträume auf der rechten Seite des Auswahlmenüs. Ebenso die Navigationspfeile um den Auswahlmonat zu verändern.

Klicke auf den blauen Button "Generieren", um den entsprechenden Bericht zu erstellen.

Hinweis:
Erscheint diese Meldung nach der Erstellung eines Berichts: "Für die ausgewählte Kombination aus Standort und Zeitraum liegen keine Daten vor" bedeutet dies, dass für die ausgewählte Kombination aus Ort und Zeitraum keine Daten vorliegen.

Finanzberichte

Tagesendstand der Sammelbuchungen

Begriffserklärung: Ein "Sammelbuchung" (auch "Batch" genannt) bezeichnet eine Sammlung von Transaktionen, die über einen bestimmten Zeitraum erfasst und zu einem späteren Zeitpunkt gemeinsam zur Verarbeitung und Abrechnung übermittelt werden.

"Tagesendstand der Sammelbuchungen Bericht" ist ein tagesaktueller Kontroll- und Abstimmungsreport. Sein zentraler Nutzen besteht darin, alle am Tag erfassten Transaktionen frühzeitig, strukturiert und kartentypbezogen zu überblicken – noch bevor die finale Abrechnung und Auszahlung erfolgt.

Die Summen sind nach Kartenmarke (z.B. Visa, Mastercard und Amex) in der Spalte "Kartenmarke" gruppiert.
Im Bereich "Umsatz" wird in der Spalte "Anzahl" die Anzahl an Transaktionen der Verkäufe angezeigt. Die Spalte "Betrag" zeigt die gesamte Transaktionssumme an. Im Bereich "Rückerstattungen" werden Rückerstattungen aufgelistet, mit der Anzahl der Rückerstattungen und des Gesamtbetrags der Rückerstattungen. Im Bereich "Netto" wird die Anzahl an Transaktionen (Anzahl) von "Umsatz" und "Rückerstattungen" insgesamt angezeigt und unter "Betrag" die Gesamtsumme aus der Differenz der Gesamtsumme Umsatz und Gesamtsumme Rückerstattungen.
Nachdem eine Sammelbuchung übermittelt wurde, wird in der Spalte "Nummer der Sammelbuchung" die eindeutige Nummer dieser Sammelbuchung vermerkt. Zusätzlich werden die Daten gesperrt. Dadurch wird sichergestellt, dass die historischen Datensätze immer mit den an den Prozessor gesendeten Daten übereinstimmen.
Die Spalte Händlername zeigt den Namen des Händlers an, über den die jeweilige Transaktion verarbeitet wurde. Die Spalte Händler-ID die dem Händler zugehörige Nummer. Bei Accounts mit mehreren Standorten ermöglicht die Anzeige eine eindeutige Zuordnung der Transaktion zum entsprechenden Standort.
Die Spalte "Geschäftsdatum" zeigt das Verarbeitungsdatum.

Dieser Bericht unterstützt die Abstimmung von Transaktionen mit den später abgerechneten Auszahlungen. Er dient als Vorschau auf den Abrechnungsbericht (Settlement) und ermöglicht das frühzeitige Erkennen von Abweichungen, bevor die Gelder final verbucht werden. Er kann für den täglichen Kassen- und Systemabgleich genutzt werden.

Abgrenzung zum Settlement (Abschlussbericht):
Der "Tagesendstand der Sammelbuchungen Bericht" ist im Vergleich zum "Settlement Bericht" detaillierter und stellt die Sammelbuchungen (Batches) nach Kartentyp aufgeschlüsselt dar. Er ist früher verfügbar (am selben Tag) und kann als Werkzeug für die operative Tageskontrolle genutzt werden.

Der "Tagesendstand der Sammelbuchungen Bericht" ist eine Vorschau auf das Settlement: Er zeigt die tagesweise erfassten Transaktionen, jedoch ohne finale Abzüge wie Gebühren, Chargebacks oder Reserven.

Die Summe aller Tagesendstand Sammelbuchung bildet in der Regel die Basis der Gesamtsumme des Settlement Berichts. Abweichungen sind möglich, beispielsweise wenn einzelne Transaktionen nach dem Tagesabschluss abgelehnt werden und sich dadurch die endgültige Auszahlungssumme ändert.

Reserven

Der "Reserven-Bericht" verfolgt die täglichen und monatlichen Anfangs- und Endbestände Ihres Reservebestands. Dieser Bericht ist nur relevant, wenn auf Grund von Rückbuchungen (Chargeback) eine Reservezahlung hinterlegt wurde.

Settlement (Abrechnung)

Der Settlement-Bericht (Abrechnungsbericht) ist der verbindliche Abrechnungs- und Auszahlungsnachweis. Sein zentraler Nutzen besteht darin, jede Auszahlung auf das Bankkonto vollständig, nachvollziehbar und prüfbar zu erklären.
Er zeigt exakt, warum welcher Betrag ausgezahlt wurde (Net Amount) und wie er sich aus Bruttoumsätzen, Gebühren, Rückerstattungen, Rückbuchungen (Chargebacks) und Reserven zusammensetzt.
Der Settlement-Bericht dient als Grundlage für die Verbuchung von Umsätzen, Gebühren und Rückbelastungen und für den Tages- bzw. Periodenabschluss.

Hinweis: Der Settlement-Bericht ist erst nach der Auszahlung für den jeweiligen Tag verfügbar. Aktuell wird das Settlement am Folgetrag gegen 2 Uhr durchgeführt. Somit steht die Settlement-Übersicht erst morgens früh am 2ten Folgetrag zur Verfügung.
Für eine frühere Übersicht der Transaktionen steht der "Tagesendstand der Sammelbuchungen Bericht" zur Verfügung. Dieser ist direkt am gleichen Tag einsehbar.

Settlement-Bericht mit hervorgehobenen Spalten ‚Transaction Type‘, ‚Net Amount‘ und Kartenmarken-Option. — Dieser Screenshot zeigt den Settlement-Bericht für einen vorher festgelegten Tag. Hervorgehoben ist die Spalte "Transaction Typ", die Spalte "Net Amount" sowie die Option, auch die unterschiedlichen Kartenmarken im Bericht anzeigen zu lassen.

Die Settlement-Übersicht bietet zu jedem Abrechnungsdatum mind. 3 Zeilen mit einer Aufschlüsselung der Abrechnungssummen des im Feld "Zeitraum" gewählten Zeitraums. Sie beinhaltet zu jeder Sammelbuchung die einzelnen Abrechnungsbestandsteile. Diese sind anhand der Spalte "Transaction Type" (Transaktions Typ) erkennbar.
Folgende Bedeutung haben die einzelnen "Transaction Types":

Settled: Transaktionen wurden erfolgreich verarbeitet und abgeschlossen.
Payout: Zeigt den Brutto-Betrag der getätigten Kartentransaktionen an (Bruttobetrag= Gesamtsumme aller in einem Zeitraum gemeldeten Verkaufstransaktionen ohne Abzüge). Wurde eine Reserve auf Grund einer Rückbuchung (Chargeback) angelegt, würde diese von dem Brutto-Betrag abgezogen.
Service Fees: Gebühren, die für verschiedene von Shift4 erbrachte Dienstleistungen erhoben werden (z. B. Überweisungsgebühr). Welche Gebühren im einzelnen berechnet werden, sind im VECTRON SMART oder DURATEC SMART Vertrag vermerkt.
Refunds: Zeigt die Transaktionen an, bei denen Gelder an einen Kunden zurückgezahlt werden.
Reject: Transaktionen, die nicht genehmigt oder verarbeitet wurden.
Chargeback: Transaktionen, die aufgrund einer Kundenbeschwerde storniert wurden.
Batched: Gesamtzahl der Transaktionen und Beträge, die in der ersten zur Abrechnung übermittelten Sammelbuchung erfasst wurden; diese können nach Abschluss der Abrechnung von der tatsächlichen Auszahlung abweichen.
Reversal: Transaktionen, die zuvor genehmigt wurden, aber anschließend storniert werden.
Reserves: Die Beträge, die von der Reserve des Händlers abgezogen und freigegeben wurden. (Reserven ist ein einbehaltener Betrag, der im Zusammenhang mit Chargebacks vorübergehend zurückgestellt wird. Die Freigabe erfolgt nach Abschluss der Chargeback-Klärung.)

Der Settlement-Bericht enthält weitere Spalten mit den jeweils zugehörigen Informationen. Die Navigation innerhalb der Liste erfolgt über die Scrollbalken am rechten und unteren Rand.

Unterhalb der Liste lässt sich die Anzahl der angezeigten Einträge über die Optionen "Zeilen pro Seite" anpassen. Die Seitennavigation durch die einzelnen Listenseiten erfolgt über die Pfeilsymbole.

Weiteren Spalten der Settlement-Übersicht und Ihre Bedeutung:

Merchant ID: Eine eindeutige ID, die mit dem Händlerkonto verknüpft ist.
Merchant Name: Name des Händlers über den die jeweilige Transaktion verarbeitet wurde. Bei Accounts mit mehreren Standorten ermöglicht die Anzeige eine eindeutige Zuordnung der Transaktion zum entsprechenden Standort.
Parent Name: Bei Accounts mit mehreren Standorten zeigt dies den Namen der Muttergesellschaft an.
Country: Das Land, in dem die Transaktion stattgefunden hat. Länder werden durch einen zwei- oder dreistelligen Code dargestellt, z.B. DEU für Deutschland.
Batch Closed Date: Datum, an dem die Transaktionen zur Abrechnung verarbeitet wurden. Bei Transaktionen vom Typ „Batched” ist das angezeigte Datum das Datum, an dem die Transaktionen erfasst wurden.
Batch Number: Eindeutige Kennung des Batches.
Payout Date: Datum, an dem die Transaktionen ausgezahlt wurden.
Deposit Currency: Die Währung, in der die Auszahlung eingezahlt wurde.
Gros Amount: Gesamtbetrag aller in einem Zeitraum gemeldeten Verkaufstransaktionen ohne Abzüge.
Bank Fees: Gesamtbetrag, der dem Händler für erbrachte Dienstleistungen abgezogen wird. Z.B. Kartengebühren usw.
Net Amount: Gesamtbetrag aller in einem Zeitraum gemeldeten Verkaufstransaktionen nach Abzug aller Abzüge. Dies entspricht dem Auszahlungsbetrag.
Transaction Count: Anzahl der Transaktionen.

Soll die Liste zusätzlich eine Aufschlüsselung der Kartenmaken, wie Visa, Mastercard und Amex enthalten, so aktiviere die Option „Kartenmarken-Zeilen einbeziehen“, um die Transaktionstypen aufgeschlüsselt nach Kartenmarken anzuzeigen. Diese Option steht in der oberen Navigation, direkt oberhalb der Liste zur Verfügung.

Abgrenzung zum "Tagesendstand der Sammelbuchungen Bericht":
Im Gegensatz zum "Tagesendstand der Sammelbuchungen Bericht" zeigt der "Settlement-Bericht" nicht nur Umsätze, sondern die finale Abrechnung inklusive aller Abzüge und der tatsächlichen Auszahlung.

Er verbindet Transaktionen → Abrechnung → Auszahlung in einem Bericht und schafft damit vollständige finanzielle Transparenz.

Abrechnungsdetails

Der "Abrechnungsdetails-Bericht" stellt jede einzelne abgewickelte Transaktion innerhalb des gewählten Zeitraums (Festlegung im Feld "Zeitraum") dar. Im Gegensatz zum Settlement-Bericht zeigt er die einzelnen Transaktionsbeträge, Kartenmarken, Transaktionstyp, Gebühren und den tatsächlichen Nettoauszahlungsbetrag pro Transaktion. Die Summenzeile am Ende fasst alle Transaktionen zusammen und bildet den Gesamt-Auszahlungsbetrag für den Zeitraum.

Der "Abrechnungsdetails-Bericht" ist der transaktionsgenaue Detailnachweis zur Abrechnung. Sein zentraler Zweck ist es, jede einzelne Transaktion vollständig und nachvollziehbar bis auf Gebühren- und Kartenebene zu prüfen. Somit lassen sich abgelehnte, stornierte oder rückbelastete Transaktionen eindeutig identifizieren.

Abgrenzung zum "Tagesendstand der Sammelbuchungen Bericht" und anderen Berichten:

Der "Tagesendstand der Sammelbuchungen Bericht" dient der operativen Tageskontrolle, der "Abrechnungsdetails-Bericht" der finalen Detailprüfung.

Er ist der detaillierteste Abrechnungsbericht und die Brücke zwischen Einzeltransaktion, Sammelbuchung und finaler Auszahlung.

Abrechnungsdetailbericht innerhalb vom Shift4 Customer Hub (ehemals Lighthouse). — Der Screenshot zeigt den Abrechnungsdetails-Bericht an. Zu sehen sind die einzelnen Spalten des Berichts.

Die zusätzlichen Spalten des "Abrechnungsdetail-Berichts" im Vergleich zum Settlement-Bericht und ihre Bedeutung:

Kartennummer: Maskierte Version der Kartennummer des Kunden.
Händlerreferenz Eine eindeutige benutzerdefinierte Referenznummer. Diese wird u.a. in den USA für eine Analyse der Kunden genutzt. Die Funktion steht in den USA in der Rubrik "Customer" vom "Shift4 Customer Hub (ehemals Lighthouse)" bereit. Für den europäischen Raum sind diese Analysen auf Grund von datenschutzrechtlichen Vorgaben nicht freigeschaltet.
Transaktions-ID: Eine eindeutige Transaktions-ID-Nummer.
Kundenreferenz: Eine eindeutige Referenznummer. Diese wird u.a. in den USA für eine Analyse der Kunden genutzt. Die Funktion steht in den USA in der Rubrik "Customer" vom "Shift4 Customer Hub (ehemals Lighthouse)" bereit. Für den europäischen Raum sind diese Analysen auf Grund von datenschutzrechtlichen Vorgaben nicht freigeschaltet.
Kartenmarke: Name der Kartenmarke (z.B. Visa, Mastercard oder Amex).
Settlement-ID: Eine eindeutige Kennung einer Auszahlung.
Bestellart: Der Typ des Auftrags, Sale (Verkauf) oder Refund (Rückerstattung).
Gesamt: Der endgültige Betrag der Transaktion nach Abzug aller anwendbaren Abzüge.

Operative Berichte

Nachfolgend werden die einzelnen vorhanden Berichte in ihrer Funktionalität beschrieben.

Abstimmung von Rückbuchungen (Chargebacks): Der "Abstimmung von Rückbuchungen Bericht" zeigt Transaktionen an, die von einem Kunden oder einer Sicherheitssoftware beanstandet und als Belastung abgewickelt wurden. Chargeback Guide VECTRON SMART | VECTRON SMART
Interchange: Der Interchange-Bericht enthält detaillierte Angaben zu den täglich und monatlich gezahlten Interchange-Gebühren pro Händler-ID. Die Auflistung zeigt hier jede Transaktion des Tages im Detail. Der Bericht weist Brutto- und Nettobeträge sowohl für Verkäufe als auch für Rückerstattungen aus. Dieser Report ist insbesondere für Händler relevant, die das Tarifmodell IC++ nutzen. Er ermöglicht die Einsicht in die angefallenen Interchange-Gebühren.
Interchange Zusammenfassung: Der "Interchange Zusammenfassung Bericht" listet die täglich und monatlich angefallenen Kreditkarten-Interchange-Gebühren je Händler-ID auf. Die Gebühren werden übersichtlich nach Tagen zusammengefasst und zusätzlich nach Kartenarten aufgeschlüsselt.
Rückerstattung: Der "Rückerstattung-Bericht" zeigt Transaktionen an, die als Rückerstattungen gekennzeichnet sind.
Streitfall: Der "Streitfall-Bericht" zeigt Transaktionen an, die von einem Kunden oder einer Sicherheitssoftware beanstandet wurden, mit Begründungscodes und Details zur Transaktion.
Transaktionsbericht: Dies ist eine Weiterleitung zum Bereich "Transaktionen -> Alle Transaktionen". Dieser Bereich wird in diesem Beitrag "Transaktionen - Transaktions-Übersicht im Shift4 Customer Hub (ehemals Lighthouse) im Detail erläutert.

Abonnement und Download von Berichten

Alle in der Rubrik "Berichte" verfügbaren Berichte lassen sich herunterladen und optional als automatische E-Mail-Zusendung (Abonnement) konfigurieren.

Download

Erstellte Berichte stehen zum Download in den Formaten CSV, Excel oder PDF zur Verfügung. Klicke dazu auf das "Pfeil-Menü" oben rechts. Im sich dann öffnenden Auswahlmenü wird das gewünschte Format ausgewählt. Der Download startet automatisch.

Abonnements (automatische Bericht Zusendung)

Die Abonnement-Funktion ermöglicht die automatische und regelmäßige Zusendung von Berichten per E-Mail. Für alle Berichte in der Rubrik "Berichte" lassen sich individuelle Versandintervalle, Formate und Empfänger definieren sowie standortbezogene Einstellungen vornehmen. Eingerichtete Abonnements können jederzeit eingesehen und erweitert werden.

Zur Einrichtung eines Abonnements klicke dazu den Button mit dem Brief-Symbol oben rechts an.

Abonnement einrichten Button in der Rubrik Berichte — Dieser Screenshot zeigt die beiden Buttons "Abonnement" und "Download" an. Hervorgehoben ist der Button zum "Abonnement", der mit einem Brief-Symbol dargestellt ist. Beide befinden sich im Bereich "Berichte" oben rechts.

In dem sich nun öffnenden Auswahlfenster werden die erforderlichen Angaben hinterlegt, darunter die E-Mail-Adresse des Empfängers sowie der gewünschte Versandturnus.

Auswahlmenü zum Erstellen eines Bericht-Abonnements. — Dieser Screenshot zeigt das Auswahlmenü, um ein Abonnement für einen Bericht ein erstellen.

Die Felder der Abonnementerstellung und ihre Bedeutung:

Standort: Auswahl des Standorts, für den der Bericht erstellt und versendet wird. Dieses Feld ist verfügbar, wenn dem Account mehrere Standorte zugeordnet sind.
Bericht: Auswahl des Berichts, für den eine automatische E-Mail-Zusendung eingerichtet wird.
Kartenmarken-Zeilen einbeziehen: Durch die Aktivierung werden im Bericht die Transaktionstypen aufgeschlüsselt nach Kartenmarken angezeigt. Diese Option wird nur angezeigt, wenn als Bericht "Settlement" ausgewählt ist.
E-Mail: An diese E-Mail-Adresse wird der Bericht geschickt.
Häufigkeit: Festlegung der Versandhäufigkeit des Berichts (z. B. täglich, wöchentlich oder monatlich).
Tag des Monats/ Wochentag: Definition des Tages im Monat oder der Woche, an dem der Bericht versendet wird (relevant bei monatlichem oder wöchentlichen Versand).
Zeit: Festlegung der Uhrzeit, zu der der Bericht per E-Mail versendet wird.
Formatart: Auswahl des Dateiformats des versendeten Berichts (CSV, PDF oder XLS).
Betreffzeile: Individueller Betreff der E-Mail zur eindeutigen Zuordnung des Berichts, z. B. Settlement_Bericht_Filiale_A.

Das Abonnement wird über den Button "Speichern" gespeichert.

Alle eingerichteten Abonnements werden im der Rubrik "Abonnements" in der linken Navigation angezeigt. Über das "Plus-Symbol" können dort jederzeit weitere Bericht-Zusendungen eingerichtet werden.

Verknüpfung mit

Berichte - Abrechnungs- und Transaktionsberichte im Shift4 Customer Hub (ehemals Lighthouse)